W skrócie: Wideo w komunikacji wewnętrznej sprawdza się tam, gdzie liczy się twarz, głos i ton: wiadomość od zarządu, powitanie nowej osoby, pokazanie, jak coś działa. Do terminów, numerów i list wystarczy mail. Nagrywaj krótko, z napisami, w jednym stałym miejscu i regularnie. Zacznij od jednego filmu nagranego telefonem, bez zakupów.
Większość firm ma ten sam kłopot: ważna informacja idzie mailem, a przeczytają ją trzy osoby z dziesięciu. Reszta zobaczy tytuł i przejdzie dalej, jak obok ulotki wciśniętej za wycieraczkę.
Wideo w komunikacji wewnętrznej to nie telewizja korporacyjna. To człowiek, który w kilku zdaniach mówi do swojego zespołu to, co w mailu brzmiałoby jak pismo z urzędu.
Kiedy wideo, a kiedy mail
Zasada, której używam: wideo niesie relację, mail niesie dane. Jeśli ktoś ma coś zrozumieć, poczuć albo komuś zaufać, pokaż twarz. Jeśli ma coś sprawdzić, wypełnić albo kliknąć, wyślij tekst.
Zmiana w strukturze firmy? Film od osoby, która ją ogłasza, bo ludzie szukają w nim odpowiedzi na pytanie „czy to dla mnie dobra wiadomość”. Nowy termin rozliczeń? Mail. Film o terminie to jak odczytywanie rozkładu jazdy na głos: da się, ale po co.
Najlepiej często działa wersja mieszana. Krótki film, a pod nim dwa zdania tekstu i link do szczegółów. Film robi robotę emocjonalną, tekst robotę praktyczną.
Formaty wideo w komunikacji wewnętrznej, które mają sens
Nie potrzebujesz kanału firmowego z ramówką. Potrzebujesz kilku powtarzalnych formatów, do których ludzie się przyzwyczają.
- Wiadomość od zarządu. Jedna myśl, jedna osoba, kilka minut. Jak ją ułożyć, żeby nie brzmiała jak przemówienie, opisałem w poradniku wideo od prezesa.
- Nowości z działów. Szef zespołu pokazuje, co się zmieniło u niego, w dwóch lub trzech zdaniach, dla ludzi, którzy siedzą w innym budynku.
- Wideo w onboardingu. Powitanie nowej osoby, krótki film o tym, jak działa zespół, i kilka instrukcji do pierwszego tygodnia. Nowy człowiek ogląda to w swoim tempie, a Ty nie powtarzasz tego samego dziesiąty raz.
- Instrukcje. Nagranie ekranu z głosem: jak zgłosić urlop, jak uruchomić wspólny kalendarz, jak zamówić sprzęt. Jedno pytanie, jeden film.
- Szkolenia wewnętrzne. Nagranie wewnętrznego szkolenia plus krótka wersja z najważniejszym fragmentem. Pełne nagranie jest dla tych, którzy chcą wszystko, skrót dla tych, którzy chcą wiedzieć, o co chodziło.
Ja bym zaczynał od onboardingu i wiadomości od zarządu. Pierwszy oszczędza czas, drugi buduje zaufanie, a oba da się nagrać telefonem.
Firmy zapominają o jeszcze jednym formacie: pracownicy opowiadający o swojej pracy własnymi słowami. To ten sam mechanizm co w treściach tworzonych przez twórców, opisałem go w tekście o twórcy UGC. Wewnątrz firmy działa tak samo, a zgody na wizerunek też są potrzebne: spisz je i przejrzyj z prawnikiem.
Jak długi ma być film
Nie znam badania, które podaje jedną liczbę, i nie ufam liczbom bez źródła. Mam za to regułę kciuka, czyli opinię, nie wynik badania: wiadomość od zarządu to kilka minut, nowość z działu to minuta lub dwie, instrukcja trwa tyle, ile kroków, a nie ile sekund wypada ładnie.
Długość mierz jedną myślą. Jeśli w filmie są trzy tematy, to są trzy filmy.
Ktoś pyta, czy to nie za długie? Sprawdź, czy wyciąłbyś cokolwiek. Jeśli tak, wytnij. Jeśli nie, zostaw. Bez waty, to wszystko.
Głos i ton: rozmowa, nie komunikat
Częsty błąd firmowego wideo to czytanie komunikatu do kamery. Brzmi sztywno, bo komunikat pisano do oczu, nie do uszu. Zdania są za długie, słowa urzędowe, a człowiek, który zwykle żartuje na korytarzu, mówi głosem z infolinii.
Napisz sobie kilka punktów zamiast pełnego tekstu. Powiedz je własnymi słowami, jakbyś mówił do jednej osoby, którą dobrze znasz. Zamiast „pragnę poinformować, że w związku ze zmianami” powiedz „od przyszłego miesiąca zmienia się jedna rzecz, i zaraz Ci powiem, jaka”.
Telefon spokojnie wystarczy. Ważniejsze są dwie rzeczy: światło z okna przed Tobą, nie z sufitu nad Tobą, i mikrofon blisko ust. Ludzie wybaczą trochę gorszy obraz, ale zmęczą się dźwiękiem, który brzmi jak z łazienki. Tło niech będzie zwykłe i spokojne.
Jak się ubrać, żeby nie walczyć z kamerą, opisałem w tekście jak się ubrać do kamery. A jeśli nagrywacie przez komunikator, zajrzyj do poradnika, jak dobrze wyglądać na Zoomie, Skype i Teams.
Napisy: film musi działać bez dźwięku
Napisy nie są ozdobą. Część ludzi ogląda w otwartym biurze bez słuchawek, część w pociągu, a część po prostu słabo słyszy. Bez napisów tej części zespołu film nie istnieje. Poza tym napisy to kwestia dostępności: nikt nie powinien być odcięty od informacji o własnej firmie.
Najprościej wygenerować je automatycznie, ale zawsze przeczytaj efekt. Automat myli nazwy własne, skróty i nazwy projektów, czyli dokładnie to, czego w firmie jest najwięcej. Jak to zrobić krok po kroku, opisuje tekst o automatycznych napisach do filmów.
Dwie minuty czytania przed publikacją. To nic w porównaniu z wiadomością, w której nazwa działu jest przekręcona.
Gdzie trzymać filmy
Zasada jest jedna: w miejscu, które ludzie i tak otwierają. Intranet, wspólny dysk, zespołowy czat, strona z materiałami dla nowych osób. Nazwy menu i funkcji zmieniają się w każdym narzędziu, więc ich nie cytuję. Sprawdź u siebie, gdzie ludzie już zaglądają, i tam zostaw filmy.
Dwie rzeczy są ważniejsze niż platforma. Pierwsza: jedno stałe miejsce, żeby nikt nie szukał po mailach z zeszłego kwartału. Druga: sensowna nazwa i krótki opis przy każdym filmie. Archiwum filmów bez opisów to jak szafa z pudełkami bez etykiet. Wszystko tam jest, tylko nikt tego nie znajdzie.
Zanim wrzucisz materiał, sprawdź, kto ma do niego dostęp. Film o strukturze firmy nie powinien trafić tam, gdzie widzą go osoby z zewnątrz.
Kto nagrywa: liderzy sami czy dział komunikacji
Znam dwie drogi i obie mają sens.
Liderzy sami, telefonem. Szybko, naturalnie, bez kolejki do działu komunikacji. Cena: różna jakość i ryzyko, że film powstanie raz i na tym się skończy. Sprawdza się przy nowościach z działów i prostych instrukcjach.
Dział komunikacji albo zewnętrzna ekipa. Równiejsza jakość, spójny wygląd, ktoś pilnuje terminów. Cena: wolniej i drożej, a lider czasem czuje się jak na egzaminie. Sprawdza się przy ważnych wiadomościach od zarządu i materiałach, które mają żyć długo.
Mój wybór? Mieszanka. Dział komunikacji ustala szablon, miejsce i zasady, a liderzy nagrywają codzienne rzeczy sami.
Materiały wizerunkowe, które mają wyglądać profesjonalnie, możesz zlecić zewnętrznej ekipie. Ale zrób to świadomie.
Seria zamiast jednorazowego filmu
Jeden film to akcja. Seria to nawyk. Ludzie zaczynają zwracać uwagę dopiero wtedy, gdy wiedzą, że za tydzień albo za miesiąc pojawi się następny odcinek w tym samym miejscu.
Wybierz rytm, który naprawdę utrzymasz. Raz w miesiącu wiadomość od zarządu, raz na dwa tygodnie nowości z działów. Lepiej mało, ale na stałe, niż intensywny start i cisza po trzech odcinkach. Regularność to moja opinia z pracy z klientami, nie reguła z żadnego algorytmu.
Pomaga stały schemat: ta sama czołówka (krótkie hasło, nie animacja), ta sama kolejność, to samo miejsce publikacji. Widz nie musi się uczyć nowego formatu. Wie, czego się spodziewać.
Jak sprawdzić, że ktoś obejrzał
Statystyki odtworzeń w intranecie pokażą kliknięcia, ale nie to, czy ktoś zrozumiał. Zamiast liczb, które trudno interpretować, zadaj prostszy test: co ludzie robią po filmie.
- Czy pytania w czacie zmieniły się z „co to znaczy” na „jak to wdrożyć”?
- Czy nowa osoba po onboardingu zadaje mniej powtarzalnych pytań?
- Czy ktoś nawiązuje do filmu w rozmowie albo na spotkaniu?
- Czy po instrukcji zgłoszeń z błędami jest mniej?
Jedno pytanie na koniec filmu też robi robotę: „napisz w komentarzu albo odpowiedz na maila, jeśli coś jest niejasne”. Odpowiedzi to dane, których żaden licznik nie pokaże.
Wideo wewnętrzne to zwykle komunikacja, nie sprzedaż, więc sukces mierzysz zrozumieniem, nie zasięgiem.
Z mojej praktyki
Z firmami pracuję nad wideo w komunikacji wewnętrznej, szkoleniach i wdrażaniu nowych osób. Najczęstszy błąd, jaki widzę przy nagrywaniu telefonem, to światło: lampa z sufitu, cienie pod oczami, plecami do okna. Poprawia się to w minutę, a robi największą różnicę. Na start polecam prosty zestaw: telefon, mikrofon i światło z okna albo blenda.
Jeśli chcesz ułożyć wideo w firmowej komunikacji z kimś, kto to robi na co dzień, napisz do mnie. Więcej tekstów o wideo w firmie znajdziesz w kategorii marketing.
Co zrobić dziś
Zrób test na 5 minut, bez zakupów. Weź telefon, stań przodem do okna i nagraj 30 sekund do swojego zespołu o jednej rzeczy, która zmienia się w tym tygodniu. Powiedz własnymi słowami, bez czytania. Obejrzyj nagranie i sprawdź dwie rzeczy: czy słychać Cię wyraźnie i czy widać twarz. Jeśli tak, masz pierwszy film. Jeśli nie, przesuń się bliżej okna i nagraj jeszcze raz.
